Ievads: kāpēc formālā pieeja vairs nestrādā
VID 2026. gadā publicētais ārpakalpojuma grāmatvežu licencēšanas mehānisma novērtējums rāda, ka pieaug to gadījumu skaits, kuros tiek konstatēta grāmatvedības ārpakalpojumu sniegšana bez licences: 2023. gadā par šādu pārkāpumu pieņemti seši lēmumi, 2024. gadā — 40, bet 2025. gadā — jau 66 lēmumi. Šie dati attiecas tieši uz darbību bez licences un liecina par uzraudzības intensitātes palielināšanos šajā jomā.
Galvenā problēma, ar ko šodien sastopas uzņēmēji, ir maldīgs priekšstats, ka pietiek lejupielādēt kādu IKS metodikas paraugu no interneta, aizpildīt to formāli un "nolikt atvilktnē". VID klātienes pārbaudēs vairs netiek vērtēta tikai dokumentu esamība — tiek vērtēta to reālā piemērošana praksē: vai risku novērtējums atbilst faktiskajam klientu portfelim, vai klienta izpēte tiešām tiek veikta pirms darījuma attiecību uzsākšanas, vai atbildīgā persona spēj pamatot pieņemtos lēmumus. Formāls, nesaprotams vai pārāk sarežģīts dokuments, ko uzņēmums pats nespēj izskaidrot pārbaudes laikā, rada būtisku risku, ka VID to neatzīs par praksē efektīvi piemērotu IKS.
Kam obligāti nepieciešama IKS?
Pienākums izveidot un uzturēt IKS attiecas uz NILLTPFN likuma subjektiem un Sankciju likumā noteiktajām personām. Praksē visbiežāk ar šo pienākumu saskaras:
- Ārpakalpojuma grāmatveži — IKS grāmatvedim ir obligāta, ja tas sniedz grāmatvedības ārpakalpojumu (tostarp sniedzot pakalpojumus saistītajiem uzņēmumiem grupas ietvaros, ja par to tiek izrakstīti rēķini).
- Nodokļu konsultanti un personas, kas sniedz palīdzību nodokļu jautājumos.
- Juridisko pakalpojumu sniedzēji, ciktāl viņu darbība atbilst NILLTPFN likumā uzskaitītajām kategorijām.
- Nekustamā īpašuma darījumu starpnieki (aģenti).
- Citi NILL likuma 3. pantā noteikti subjekti — zvērinātie revidenti, zvērinātie notāri, azartspēļu organizētāji, kredītiestādes u.c.
Ārpakalpojuma grāmatvežiem papildus ir noteikts obligāts ārpakalpojuma grāmatveža licences pienākums. NILLTPFN IKS ir viens no obligātajiem licences saņemšanai VID iesniedzamajiem dokumentiem. Vienlaikus pretendentam jāatbilst arī profesionālās kvalifikācijas, pieredzes, reputācijas, civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas un citām Grāmatvedības likuma prasībām.
Likums neatbrīvo mazu uzņēmumu vai pašnodarbināto no pienākuma veikt risku novērtējumu un izveidot IKS. Vienlaikus sistēmas apjomam un detalizācijas pakāpei jābūt samērīgai ar uzņēmuma darbības raksturu, apmēru, klientu loku un identificētajiem riskiem.
Definīcijas: kas ir kas risku vadības metodikā
Galvenie elementi, ko VID pārbauda IKS dokumentācijā
Pamatojoties uz NILLTPFN likuma 6.–8. pantu un Sankciju likuma 13.¹ pantu, VID pārbaudēs tiek vērtēti šādi IKS elementi:
- NILLTPFN risku novērtējums un ziņojums. Dokumentam jāatspoguļo reāla uzņēmuma darbības specifika — klientu ģeogrāfija, nozares, pakalpojumu veidi un izmantotie maksājumu kanāli.
- Klienta izpētes (KYC) procedūras, tostarp PLG noskaidrošana, riska profila noteikšana un padziļinātās izpētes kārtība paaugstināta riska gadījumos.
- Sankciju riska novērtējums un sankciju IKS procedūras — patstāvīga riska pārvaldības joma saskaņā ar Sankciju likuma 13.¹ pantu.
- Aizdomīgu darījumu ziņošanas kārtība Finanšu izlūkošanas dienestam (FID) un par ziņošanu atbildīgās personas noteikšana.
- Darbinieku apmācības kārtība un tās dokumentēšana.
- Iekšējās kontroles un efektivitātes izvērtēšanas mehānisms.
Ātrās atbildes par IKS NILLTPFN un Sankciju prasībām
| Jautājums | Īsā atbilde |
|---|---|
| Kam nepieciešama IKS? | NILLTPFN IKS nepieciešama NILLTPFN likuma subjektiem (NILLTPFN 3. pants), bet sankciju IKS — Sankciju likuma 13.¹ pantā minēto institūciju (tostarp VID) uzraudzībā esošajām personām. Sankciju IKS ir obligāta tikai NILL subjektiem, bet sankciju riska novērtēšana ir obligāta jebkurai personai, jo sankciju likums attiecas uz visām personām, un tām ir pienākums ievērot un izpildīt starptautiskās un nacionālās sankcijas (Sankciju likuma 2. pants 2. daļa). |
| Vai IKS ir obligāta ārpakalpojuma grāmatveža licences saņemšanai? | Jā, NILLTPFN IKS ir viens no obligātajiem licences pieteikumam pievienojamajiem dokumentiem līdzās kvalifikācijas, pieredzes un apdrošināšanas prasībām. |
| Vai ar NILLTPFN IKS pietiek arī sankciju prasību izpildei? | Nē. Tās ir divas atšķirīgas normatīvās jomas. NILLTPFN IKS neaizstāj sankciju risku novērtējumu un sankciju IKS procedūras. |
| Cik bieži IKS jāaktualizē? | NILLTPFN likuma 8. pants paredz, ka vispārējais risku novērtējums jāatjauno regulāri, bet ne retāk kā reizi 3 gados. IKS efektivitāte ir jāizvērtē regulāri, bet ne retāk kā reizi 18 mēnešos. Praktiskai risku vadībai ARTBUH iesaka dokumentus pārskatīt vismaz reizi gadā. Bet! Likuma subjekts neatkarīgi no iepriekš minētajiem termiņiem veic risku novērtējumu un īsteno pasākumus IKS pilnveidošanai, ja: 1) likuma subjektam vai uzraudzības un kontroles institūcijai ir pamats uzskatīt, ka likuma subjekta iekšējās kontroles sistēmā ir trūkumi; 2) likuma subjekts plāno veikt izmaiņas savas darbības procesos, pārvaldības struktūrā, sniegtajos pakalpojumos un produktos un to piegādes kanālos, klientu bāzē vai darbības ģeogrāfiskajos reģionos, kā arī pirms jaunu tehnoloģiju vai pakalpojumu ieviešanas. |
| Vai IKS dokumenti drīkst būt Word (.docx) formātā? | Jā. Svarīga ir dokumentu satura atbilstība reālajai darbībai, nevis faila formāts. Word formāts ļauj dokumentus ērti aktualizēt. |
Biežākās kļūdas, veicot klienta izpēti un vērtējot sankciju riskus
- Universāli, pārāk sarežģīti veidnes dokumenti. Interneta vidē pieejamie paraugi bieži vien ir rakstīti vispārīgā valodā un neatbilst uzņēmuma faktiskajai praksei. Ja atbildīgā persona pārbaudes laikā nespēj izskaidrot dokumentā noteiktās procedūras vai uzņēmuma faktiskā rīcība tām neatbilst, tas var liecināt, ka IKS netiek efektīvi piemērota praksē.
- Formāla klienta izpēte post factum — pārbaudes pasākumi netiek veikti un dokumentēti pirms darījuma attiecību uzsākšanas, vai arī anketas ir nepilnīgas (nav pārbaudīts PLG).
- Uzskats, ka sankciju pārbaude ir tikai vārda ierakstīšana meklētājā. Sankciju skrīnings ir svarīgs, taču tikai viena no riska novērtēšanas procesa sastāvdaļām. VID uzsver, ka ar vārda pārbaudi vien nesaprot pilnīgu sankciju riska vadību — jāvērtē arī darījuma ģeogrāfija, preces/pakalpojumi un apiešanas riski.
- Novecojis risku novērtējums. Dokuments, kas nav pārskatīts likumā noteiktajos termiņos vai pēc būtiskām izmaiņām klientu struktūrā, tiek uzskatīts par neaktuālu.
- Atbildīgās personas neinformētība. IKS ir izstrādāta, bet uzņēmuma darbinieki nav apmācīti to praktiski pielietot.
Kādas metodikas nepieciešamas pilnvērtīgai risku pārvaldībai?
Lai praktiski un pārskatāmi izpildītu gan NILLTPFN likuma, gan Sankciju likuma prasības, uzņēmumam nepieciešamas divas savstarpēji saskaņotas metodikas:
- NILLTPFN IKS metodika — klienta izpētei, patiesā labuma guvēja noskaidrošanai, NILLTPF risku novērtēšanai, darījumu uzraudzībai un ziņošanai Finanšu izlūkošanas dienestam (FID).
- Sankciju riska novērtējums un sankciju IKS metodika — sankciju risku noteikšanai, darījumā iesaistīto personu un apstākļu pārbaudei, sankciju apiešanas pazīmju identificēšanai un atbilstošas rīcības dokumentēšanai.
Šīs metodikas risina atšķirīgus normatīvos pienākumus. Tādēļ tikai NILLTPFN IKS metodikas esamība nenodrošina pilnīgu Sankciju likuma prasību izpildi.
Kādi dokumenti var ietilpt praktiskā IKS metodikas komplektā?
Normatīvie akti nenosaka vienotu obligāto veidlapu nosaukumu sarakstu. Praktiskā un ērti lietojamā metodikas komplektā parasti ietilpst:
- NILLTPFN risku novērtēšanas ziņojumu un iekšējās kontroles sistēmas (IKS) metodiku;
- sankciju riska novērtējumu un sankciju IKS procedūras (saskaņā ar Sankciju likuma 13.1 pantu);
- klientu, produktu, pakalpojumu, piegādes kanālu, ģeogrāfisko un darījumu risku novērtēšanas un regulāras pārskatīšanas kārtību;
- klienta izpētes (KYC) procedūras, klienta riska klasifikācijas metodiku un klienta izpētes anketas;
- patiesā labuma guvēja (PLG) identificēšanas un pārbaudes procedūras;
- politiski nozīmīgu personu (PNP), sankciju un citu ierobežojošo sarakstu pārbaudes kārtību;
- padziļinātās klienta izpētes procedūras paaugstināta riska klientiem;
- klientu darījumu uzraudzības kārtību;
- aizdomīgu darījumu identificēšanas kritērijus;
- kārtību, kādā tiek pieņemts lēmums atturēties no aizdomīga darījuma veikšanas;
- iekšējo kārtību ziņošanai Finanšu izlūkošanas dienestam (FID), aizdomīgu darījumu ziņošanas procedūras un ziņojumu reģistru;
- sliekšņa deklarāciju sagatavošanas un iesniegšanas kārtību;
- klientu izpētes dokumentu, darījumu informācijas un citu datu glabāšanas un iznīcināšanas kārtību;
- sankciju riska novērtējumu un starptautisko un nacionālo sankciju ievērošanas procedūras;
- darbinieku pienākumu sadalījumu, atbildības jomas, kvalifikācijas prasības un piemērotības novērtēšanas kārtību;
- darbinieku apmācību programmu, apmācību reģistru un apliecinājumus par iepazīšanos ar IKS prasībām;
- iekšējās ziņošanas kārtību par NILLTPFN prasību pārkāpumiem, ja tā ir piemērojama;
- IKS regulāras pārbaudes, testēšanas un efektivitātes izvērtēšanas kārtību, kā arī neatkarīgā audita procedūras, ja tās ir obligātas;
- IKS dokumentācijas regulāras pārskatīšanas un aktualizēšanas kārtību, ņemot vērā normatīvo aktu izmaiņas, risku novērtējumu un izmaiņas likuma subjekta darbībā.
Kontrolsaraksts pirms VID pārbaudes
- Ir dokumentēts IKS efektivitātes izvērtējums atbilstoši NILLTPFN likuma 8. pantā noteiktajiem termiņiem, un sistēma ir aktualizēta pēc būtiskām izmaiņām uzņēmuma darbībā
- Risku novērtējums atspoguļo faktisko klientu portfeli un sniegtos pakalpojumus
- Pirms darījuma attiecību uzsākšanas ir veikti un dokumentēti piemērojamie klienta izpētes pasākumi, un darījuma attiecību laikā informācija tiek regulāri atjaunota
- PLG noskaidrošana un pārbaude ir dokumentēta katram klientam
- PNP noskaidrošana un pārbaude ir dokumentēta katram klientam
- Sankciju pārbaudes ir veiktas un dokumentētas, izvērtējot arī darījuma apstākļus un apiešanas riskus
- Ir noteikta un dokumentēta par NILLTPFN prasību izpildi atbildīgā persona vai personas, kā arī skaidri sadalīta atbildība par sankciju riska pārvaldību un ziņošanu FID
- Darbinieki, kas piemēro IKS, ir regulāri apmācīti, un apmācības process ir dokumentēts
- Atbildīgā persona spēj mutiski izskaidrot IKS darbību praksē, nevis tikai uzrādīt dokumentu mapīti
Biežāk uzdotie jautājumi
Secinājums
VID pārbaužu prakse 2026. gadā nepārprotami rāda: formāla IKS metodika vairs nav pietiekama aizsardzība. Efektīva sistēma ir tāda, kas atspoguļo uzņēmuma reālo darbību, ietver gan NILLTPFN, gan sankciju risku vadību un tiek regulāri atjaunota. Ieguldījums pareizi izstrādātā metodikā šodien ir daudz izdevīgāks nekā riski, ko rada nepilnīga dokumentācija.
