Sankciju pārbaude: kā to veikt un dokumentēt grāmatvedim

Ko nosaka Sankciju likums

Ārpakalpojuma grāmatvedis ir gan NILLTPFN likuma, gan Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likuma (Sankciju likuma) subjekts. Tādēļ tam ir pienākums ievērot šo likumu prasības, tostarp veikt sankciju riska novērtēšanu un nodrošināt atbilstošas iekšējās kontroles procedūras. To izpildi uzrauga Valsts ieņēmumu dienests (VID).

• Sankciju likuma 13.¹ pants. Likuma subjekts atbilstoši savam darbības veidam veic un dokumentē sankciju riska novērtējumu. Pamatojoties uz to, tas izveido sankciju riska pārvaldīšanas IKS, izstrādājot un dokumentējot politikas un procedūras.

• Sankciju likuma 17. pants. Ja rodas aizdomas par sankciju pārkāpšanu vai pārkāpšanas mēģinājumu, VID uzraudzībā esošām personām ir pienākums nekavējoties ziņot Finanšu izlūkošanas dienestam (FID). Ziņojumu iesniedz sistēmā goAML.

• Sankciju likuma 13.² pants. Par IKS un sankciju riska pārvaldības pārkāpumiem VID var izteikt brīdinājumu, uzlikt soda naudu līdz 1 000 000 euro, apturēt darbību vai uzlikt pienākumu veikt noteiktu darbību.

ANO Drošības padomes rezolūcijās un ES regulās noteiktās sankcijas Latvijā ir tieši piemērojamas. Tas nozīmē, ka aizliegums sniegt līdzekļus vai pakalpojumus sankciju subjektam attiecas uz ikvienu, ne tikai uz likuma subjektiem.

Likums nenosaka, kuru meklētāju izmantot, cik bieži pārbaudīt un kādā formā saglabāt pierādījumus. To nosaka pats likuma subjekts savas IKS procedūrās. Tieši tāpēc VID pārbaudē vispirms skatās, vai procedūra ir un vai tā tiek izpildīta.

Kāpēc ar vienu pārbaudi Lursoft nepietiek

Lursoft sankciju saraksts ir ērts rīks: vienā vietā apkopoti Latvijas, ANO, ES, Apvienotās Karalistes un ASV OFAC sankciju sarakstos iekļautie subjekti. Tomēr jebkura meklētāja rezultāts „sakritība nav atrasta” atbild tikai uz vienu jautājumu: vai šī konkrētā persona ar šo nosaukumu ir tieši iekļauta sarakstā. Ar to nepietiek vairāku iemeslu dēļ.

1. Sankcijas attiecas arī uz sarakstā neiekļautiem uzņēmumiem. ES ierobežojumi attiecas uz juridiskām personām, kas tieši vai netieši 50 % vai vairāk pieder sarakstos iekļautai personai, kā arī uz tādas personas kontrolētām sabiedrībām. FID norāda, ka tiešas sakritības neesamība „pats par sevi neļauj secināt, ka sankcijas nav attiecināmas” uz šādu juridisko personu.

2. Pārbaudīts tiek tikai nosaukums. Procedūrai jāaptver arī klienta PLG, valdes locekļi, pārstāvji un, ja ir saikne ar paaugstināta riska jurisdikciju, arī dalībnieki un akcionāri.

3. Saraksti nerāda preču un pakalpojumu ierobežojumus. FID meklētājā ir tikai mērķētās finanšu sankcijas. Eksporta, importa un pakalpojumu aizliegumus pārbauda ES sankciju kartē un attiecīgajās ES regulās.

4. Pārbaude noveco. Saraksti mainās regulāri, un FID meklētājs izmaiņas atspoguļo 24 stundu laikā. Vienreizēja pārbaude, uzsākot sadarbību, neapliecina, ka klients nav iekļauts sarakstā šodien.

5. Bez ieraksta nav pierādījuma. Ja nav fiksēts, kas, kad, kur un ar kādu rezultātu pārbaudīts, VID pārbaudē to nav iespējams parādīt.

Tātad Lursoft, FID vai cits meklētājs ir rīks, nevis procedūra. Procedūra nosaka, kurus rīkus, kad un attiecībā uz kurām personām izmanto un kā rezultātu dokumentē.

Kur pārbaudīt sankcijas

Pamatavots ir FID sankciju meklētājs, bet tas neaptver visu. Pārējos avotus izmanto atkarībā no klienta riska un darbības.

Vērtējot darījumus un preces, noder arī FID sankciju apiešanas indikatori un vadlīnijas par darījumiem ar paaugstināta riska valstīm.

Sankciju riska pārbaude soli pa solim

Kad pārbaudīt: pirms darījuma attiecību uzsākšanas, pirms gadījuma rakstura darījuma un darījuma attiecību laikā ar IKS noteikto regularitāti atbilstoši klienta riskam. Atkārtota pārbaude vajadzīga arī tad, ja mainās klienta dalībnieki, valde vai PLG, ja parādās jauns darījuma partneris vai valsts un ja sankciju sarakstos tiek publicētas izmaiņas.

1. Nosaka pārbaudāmo personu loku. Klients, tā PLG, valdes locekļi un pārstāvji. Ja ir saikne ar paaugstināta sankciju riska jurisdikciju, arī dalībnieki, akcionāri un nozīmīgākie darījuma partneri.

2. Iegūst identifikatorus. Fiziskajai personai vārds, uzvārds, dzimšanas datums vai personas kods, valstspiederība. Juridiskajai personai pilns nosaukums, reģistrācijas numurs un valsts. Bez identifikatoriem nav iespējams izvērtēt sakritību.

3. Pārbauda sarakstos. Vismaz FID meklētājā, kā arī citos IKS paredzētajos avotos. Ārvalstu vārdiem pārbauda arī citas rakstības un transliterācijas.

4. Pārbauda īpašumtiesības un kontroli. Uzņēmumu reģistrā noskaidro tiešos un netiešos īpašniekus un pārbauda tos sarakstos. Nepamatoti sarežģīta īpašumtiesību struktūra ir riska pazīme.

5. Izvērtē darbību un darījumus. Ja klients tirgojas ar ārvalstīm, ES sankciju kartē pārbauda, vai konkrētajām precēm, pakalpojumiem vai valstīm nav noteikti ierobežojumi.

6. Fiksē rezultātu un secinājumu. Datums, pārbaudītā persona, avoti, rezultāts, secinājums un pārbaudes veicējs (paraugs nākamajā sadaļā).

Ko darīt, ja ir sakritība

• Pārliecinās, vai sakritība ir patiesa. Salīdzina dzimšanas datumu, personas kodu vai reģistrācijas numuru, valsti un amatu. Vienāds vārds vēl nenozīmē vienu un to pašu personu.

• Pieprasa klientam papildu informāciju, ja ar pieejamajiem datiem nepietiek.

• Ja šaubas paliek, vēršas FID: sankcijas@fid.gov.lv, tālr. 67044430. FID gan nesniedz individuāli adresētu apstiprinājumu par to, vai sankcijas attiecas uz konkrētu personu.

• Ja sakritība ir patiesa, piemēro sankcijās noteiktos ierobežojumus vai atturas no darījuma, kā to paredz IKS. Sankciju subjekta līdzekļus, kas ir likuma subjekta rīcībā, iesaldē.

• Nekavējoties ziņo FID sistēmā goAML. Ziņojumā apraksta apstākļus un aizdomu pamatu tā, lai to varētu nošķirt no ziņojuma par noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizāciju.

Kā dokumentēt sankciju riska pārbaudi

VID metodika paredz, ka klienta izpētes sadaļā norāda izpētes rezultātus un izpētes veikšanas datumu. FID iesaka saglabāt arī izmantotos avotus un izdarītos secinājumus, lai pēc tam varētu pamatot pieņemto lēmumu. Praksē to ērtāk izdarīt tabulā, kur katra pārbaudītā persona ir atsevišķā rindā.

Paraugs (fiktīvi dati):

Tiešas sakritības neesamība sankciju sarakstā pati par sevi neapliecina, ka uz personu vai darījumu sankcijas neattiecas. Tāpēc ierakstā līdztekus saraksta pārbaudei jābūt redzamai arī īpašumtiesību un kontroles pārbaudei.

Pierādījumus, piemēram, meklēšanas rezultāta ekrānuzņēmumu vai PDF izdruku, saglabā klienta lietā, ja to paredz IKS procedūra. Tas ir praktisks veids, kā apliecināt pārbaudes faktu, nevis likumā noteikta forma. Ieraksti glabājami NILLTPFN likumā noteikto termiņu kopā ar pārējiem klienta izpētes dokumentiem.

Biežākās kļūdas

• Pārbaudīts tikai klienta nosaukums, bet ne PLG un valde.

• Pārbaude veikta vienreiz, uzsākot sadarbību, un vēlāk nav atkārtota.

• IKS nav aprakstīts, kuros avotos un cik bieži pārbauda.

• Nav fiksēts pārbaudes datums un avots, tikai atzīme „pārbaudīts”.

• Daļēja sakritība atstāta bez izvērtējuma un secinājuma.

• Klienta ārvalstu darījumi nav pārbaudīti pret preču un pakalpojumu ierobežojumiem.

Ko var uzticēt ārējam speciālistam

Ārējs speciālists var izstrādāt un aktualizēt IKS, sagatavot riska novērtējuma un pārbaužu veidlapas (procedūras), veikt sankciju skrīningu un sagatavot lēmumu un ziņojumu projektus. Atbildība par IKS izpildi, lēmums par sadarbību ar klientu, atturēšanās no darījuma un ziņošana FID paliek likuma subjektam, t.i., grāmatvedim vai grāmatvedības uzņēmumam.

Biežāk uzdotie jautājumi

Avoti