Проверка санкций: как бухгалтеру её провести и документально оформить

Что предусматривает Закон о санкциях

Бухгалтер, оказывающий услуги на аутсорсинге, является субъектом как закона NILLTPFN, так и Закона о международных и национальных санкциях Латвийской Республики (далее — Закон о санкциях). Поэтому он обязан соблюдать требования обоих законов, включая оценку санкционных рисков и обеспечение соответствующих процедур внутреннего контроля. Надзор за выполнением этих требований осуществляет Valsts ieņēmumu dienests (VID).

• Статья 13.¹ Закона о санкциях. Субъект закона с учётом характера своей деятельности проводит и документирует оценку санкционных рисков. На её основе создаёт IKS по управлению санкционными рисками, разрабатывая и документируя политики и процедуры.
• Статья 17 Закона о санкциях. При возникновении подозрений о нарушении санкций или попытке их нарушения лица, находящиеся под надзором VID, обязаны незамедлительно сообщить об этом Finanšu izlūkošanas dienests (FID). Сообщение подаётся через систему goAML.
• Статья 13.² Закона о санкциях. За нарушения требований к IKS и управлению санкционными рисками VID может вынести предупреждение, наложить штраф до 1 000 000 евро, приостановить деятельность или обязать выполнить определённые действия.

Санкции, установленные резолюциями Совета Безопасности ООН и регламентами ЕС, непосредственно применяются в Латвии. Это означает, что запрет предоставлять средства или услуги лицу, находящемуся под санкциями, распространяется на всех, а не только на субъектов закона.

Закон не устанавливает конкретный поисковый сервис, периодичность проверок или форму хранения подтверждающих документов. Всё это субъект закона определяет в процедурах своей IKS. Поэтому при проверке VID прежде всего оценивается наличие таких процедур и их фактическое выполнение.

Почему одной проверки в Lursoft недостаточно

Санкционные списки Lursoft — удобный инструмент, объединяющий сведения о лицах из санкционных списков Латвии, ООН, ЕС, Великобритании и США (OFAC). Однако результат «совпадений не найдено» отвечает лишь на один вопрос: включено ли конкретное лицо под указанным именем или названием непосредственно в список. Этого недостаточно по нескольким причинам.

1. Санкции распространяются и на компании, которых нет в списках. Ограничения ЕС применяются также к юридическим лицам, прямо или косвенно на 50 % и более принадлежащим лицу из санкционного списка, а также к компаниям, которые оно контролирует. FID разъясняет, что отсутствие прямого совпадения само по себе не позволяет заключить, что санкции не распространяются на такое юридическое лицо.
2. Проверяется только название. Процедура должна охватывать также PLG клиента, членов правления, представителей, а при наличии связей с юрисдикциями повышенного риска — участников и акционеров.
3. Списки не отражают ограничения на товары и услуги. Поиск FID охватывает только адресные финансовые санкции. Запреты на экспорт, импорт и оказание услуг проверяются по карте санкций ЕС и соответствующим регламентам ЕС.
4. Результаты проверки устаревают. Списки регулярно обновляются; изменения отображаются в поиске FID в течение 24 часов. Проверка, выполненная только при начале сотрудничества, не подтверждает, что сегодня клиент отсутствует в санкционных списках.
5. Без записи нет подтверждения. Если не зафиксировано, кого, когда, где и с каким результатом проверили, подтвердить это при проверке VID будет невозможно.

Таким образом, Lursoft, FID и другие поисковые сервисы — инструменты, а не сама процедура. Именно процедура определяет, какие инструменты, когда и в отношении каких лиц используются, а также как документируются результаты.

Где проверять санкции

Основной источник — поисковая система FID, но она охватывает не все ограничения. Дополнительные источники выбираются с учётом рисков клиента и характера его деятельности.

При оценке операций и товаров полезны также индикаторы обхода санкций и рекомендации FID по операциям со странами повышенного риска.

Проверка санкционных рисков: пошаговый порядок

Когда проверять: до начала деловых отношений, перед разовой операцией и в ходе сотрудничества — с периодичностью, установленной IKS с учётом риска клиента. Повторная проверка необходима также при изменении состава участников, правления или PLG клиента, появлении нового контрагента или страны, а также при обновлении санкционных списков.

1. Определить круг проверяемых лиц. Клиент, его PLG, члены правления и представители. При наличии связи с юрисдикцией повышенного санкционного риска — также участники, акционеры и основные контрагенты.
2. Получить идентификационные данные. Для физического лица — имя, фамилию, дату рождения или персональный код, гражданство. Для юридического лица — полное название, регистрационный номер и страну. Без идентификаторов невозможно надёжно оценить совпадение.
3. Проверить по спискам. Как минимум через поиск FID, а также по другим источникам, предусмотренным IKS. Для иностранных имён следует проверять варианты написания и транслитерации.
4. Проверить собственников и контроль. Через Uzņēmumu reģistrs установить прямых и косвенных собственников и проверить их по санкционным спискам. Необоснованно сложная структура собственности является признаком риска.
5. Оценить деятельность и операции. Если клиент ведёт международную торговлю, проверить по карте санкций ЕС наличие ограничений в отношении соответствующих товаров, услуг или стран.
6. Зафиксировать результат и вывод. Дата, проверенное лицо, источники, результат, вывод и исполнитель проверки (пример — в следующем разделе).

Что делать, если обнаружено совпадение

• Убедиться, что совпадение действительно относится к проверяемому лицу. Сопоставить дату рождения, персональный код или регистрационный номер, страну и должность. Одинаковое имя ещё не означает, что речь идёт об одном и том же человеке.
• Если имеющихся данных недостаточно, запросить у клиента дополнительную информацию.
• Если сомнения остаются, обратиться в FID: sankcijas@fid.gov.lv, тел. 67044430. При этом FID не выдаёт индивидуальных подтверждений того, распространяются ли санкции на конкретное лицо.
• Если совпадение подтвердилось, применить установленные санкциями ограничения либо воздержаться от операции в соответствии с IKS. Средства лица, находящегося под санкциями, которыми распоряжается субъект закона, подлежат замораживанию.
• Незамедлительно направить сообщение FID через goAML. Описать обстоятельства и основания подозрения так, чтобы сообщение о санкциях можно было отличить от сообщения об отмывании преступно полученных средств.

Как документировать проверку санкционных рисков

Методические рекомендации VID предусматривают указание результатов проверки клиента и даты её проведения в разделе изучения клиента. FID рекомендует сохранять также сведения об использованных источниках и сделанных выводах, чтобы впоследствии можно было обосновать принятое решение. На практике удобно вести таблицу, выделяя каждому проверенному лицу отдельную строку.

Образец (вымышленные данные):

Подтверждающие материалы, например скриншот результата поиска или распечатку PDF, сохраняют в деле клиента, если это предусмотрено процедурой IKS. Это практический способ подтвердить факт проверки, а не обязательная форма, установленная законом. Записи хранятся вместе с остальными документами изучения клиента в течение сроков, установленных законом NILLTPFN.

Наиболее распространённые ошибки

• Проверено только название клиента, но не PLG и члены правления.
• Проверка выполнена один раз при начале сотрудничества и впоследствии не повторялась.
• В IKS не определено, по каким источникам и с какой периодичностью проводятся проверки.
• Не зафиксированы дата и источник проверки — есть только отметка «проверено».
• Частичное совпадение оставлено без анализа и документированного вывода.
• Международные операции клиента не проверены на наличие ограничений по товарам и услугам.

Что можно поручить внешнему специалисту

Внешний специалист может разработать и актуализировать IKS, подготовить формы оценки рисков и проверок (процедуры), провести скрининг санкций, а также подготовить проекты решений и сообщений. Однако ответственность за выполнение IKS, принятие решения о сотрудничестве с клиентом, воздержание от операции и направление сообщения FID остаётся за субъектом закона — бухгалтером или бухгалтерской компанией.

Часто задаваемые вопросы

Источники